En un mundo cada vez más digital, la gestión eficiente del contenido se ha convertido en una necesidad crucial para las empresas. Con la evolución constante de la tecnología, Microsoft está a punto de lanzar una nueva plataforma que promete revolucionar la forma en que manejamos nuestro contenido: SharePoint Premium.

¿Qué es SharePoint Premium?

SharePoint Premium es una plataforma avanzada que evolucionará a partir de Syntex. Utilizará la inteligencia artificial, la automatización y la seguridad para maximizar el valor de nuestro contenido y prepararlo para Copilot, el asistente de inteligencia artificial de Microsoft 365. Este nuevo producto es el resultado de años de investigación y desarrollo, y promete cambiar la forma en que interactuamos con nuestro contenido digital.

Experiencias y soluciones de contenido

Con SharePoint Premium, podremos colaborar, informar y entregar contenido dinámico, personalizado y seguro. Esto se logrará a través de sitios, noticias y uso compartido de archivos. Además, podremos trabajar con documentos de alto valor, como contratos y facturas, directamente en Teams. Esto significa que podremos gestionar todos nuestros documentos importantes en un solo lugar, lo que nos permitirá ahorrar tiempo y mejorar nuestra eficiencia.

Procesamiento de contenido

SharePoint Premium nos permitirá organizar nuestro contenido con servicios de pago por uso. Estos servicios incluirán procesamiento de documentos, ensamblaje de contenido, reconocimiento óptico de caracteres, traducción, detección de PII (datos personales que se pueden usar para descubrir la identidad de una persona), relleno automático de columnas, clasificación multietiqueta y redacción. Además, podremos integrar estos servicios en nuestras propias aplicaciones personalizadas mediante las API de Microsoft (API Graph). Esto nos dará una gran flexibilidad y control sobre cómo gestionamos nuestro contenido.

Gobernanza de contenido

SharePoint Premium nos ayudará a controlar el acceso, la clasificación y el archivado de nuestro contenido con diversas herramientas. Estas herramientas incluirán Data Access Governance, Content Event Insights, recomendaciones de políticas impulsadas por la inteligencia artificial y Copilot en el centro de administración de SharePoint. También podremos administrar los costes de almacenamiento y proteger nuestra información de riesgos externos con Microsoft 365 Archive y Microsoft 365 Backup. Esto nos dará la tranquilidad de saber que nuestro contenido está seguro y bien gestionado.

Diferencias principales entre SharePoint Online y SharePoint Premium

• Procesamiento de Contenido: SharePoint Online es como una biblioteca tradicional, donde tienes que organizar y buscar los libros (contenido) tú mismo. En cambio, SharePoint Premium es como una biblioteca digital con un sistema de búsqueda avanzado que puede organizar y encontrar el contenido por ti.
• Gobernanza de Contenido: Con SharePoint Online, eres tú quien tiene que gestionar el acceso, la clasificación y el archivado de tu contenido. Es como ser el portero, el bibliotecario y el archivista todo en uno. Pero con SharePoint Premium, tienes un equipo de expertos virtuales que te ayudan con todas estas tareas.
• Licencias y Disponibilidad: SharePoint Online es como un billete de tren estándar, pagas por el viaje y ya está. Pero SharePoint Premium es como un billete de primera clase en un tren de lujo, donde pagas extra por servicios adicionales y comodidades.

¿Qué características tendrá SharePoint Premium?

SharePoint Premium tendrá las siguientes características principales:

• Content experiences and solutions: podrás crear sitios web modernos e interactivos con plantillas personalizables, componentes web inteligentes y flujos integrados. Podrás acceder a tus archivos desde cualquier lugar con OneDrive o Teams, compartirlos fácilmente con permisos granulares y coautoría en tiempo real. Podrás descubrir contenidos relevantes con búsquedas inteligentes basadas en Microsoft Graph. Podrás crear soluciones personalizadas para optimizar procesos documentales como contratos, facturas o SOWs con extracción automática de datos clave, generación dinámica de documentos basada en plantillas e integración con Power Automate.
• Content processing: podrás aplicar modelos predefinidos o personalizados para clasificar automáticamente tus documentos según su tipo, tema o sensibilidad. Podrás extraer metadatos relevantes como nombres, fechas o cantidades usando modelos cognitivos o personalizados. Podrás etiquetar tus documentos con términos controlados usando un almacén centralizado de términos. Podrás preparar tu contenido para Copilot usando reglas simples o avanzadas para definir qué documentos se enviarán al asistente inteligente y cómo se procesarán.
• Content governance: podrás definir políticas de retención y eliminación para tus documentos según su tipo, sensibilidad o fecha de creación. Podrás aplicar etiquetas de sensibilidad para proteger tus documentos con cifrado, marcas de agua o restricciones de acceso. Podrás supervisar el uso y el cumplimiento de tu contenido con paneles e informes integrados. Podrás controlar el acceso a tu contenido con permisos basados en roles, grupos o usuarios.

¿Qué ventaja tiene frente a sus competidores?

SharePoint Premium tiene varias ventajas frente a sus competidores, como:

• Es la plataforma de gestión de contenido más grande y flexible del mundo, con más de 200 millones de usuarios activos mensuales y más de 100 petabytes de contenido almacenado.
• Es parte de Microsoft 365, lo que significa que se integra perfectamente con otras aplicaciones y servicios como OneDrive, Teams, Power Platform, Viva, Loop, Stream y Copilot.
• Es una plataforma abierta y extensible, que permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas usando el marco de SharePoint, Power Apps, Power Automate, Azure Functions o Microsoft Graph.
• Es una plataforma impulsada por la IA, que utiliza el aprendizaje automático y los modelos cognitivos para automatizar, enriquecer y mejorar el contenido y las experiencias de los usuarios.
• Es una plataforma segura y conforme, que cumple con los más altos estándares de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo, como ISO 27001, SOC 1 y SOC 2, HIPAA y GDPR.

¿Por qué supone un cambio fundamental en la estrategia de Microsoft al ser una empresa centrada en Copilot?

• Prepara el contenido para Copilot: SharePoint Premium es la plataforma que permite preparar el contenido para Copilot, el asistente inteligente que está transformando la productividad. Con SharePoint Premium puedes organizar, clasificar y etiquetar tu contenido para que Copilot pueda acceder a él y procesarlo según tus preferencias y necesidades.
• Potencia las experiencias de Copilot: SharePoint Premium es la plataforma que potencia las experiencias de Copilot, el asistente inteligente que está transformando la productividad. Con SharePoint Premium puedes crear contenidos ricos e interactivos que Copilot puede utilizar para generar sugerencias personalizadas, respuestas inteligentes o acciones automáticas.
• Se beneficia de Copilot: SharePoint Premium es la plataforma que se beneficia de Copilot, el asistente inteligente que está transformando la productividad. Con SharePoint Premium puedes aprovechar las capacidades de Copilot para mejorar tu contenido con análisis avanzados, insights accionables o recomendaciones proactivas.

¿Cómo se puede acceder a SharePoint Premium?

Para acceder a SharePoint Premium necesitas tener una suscripción a Microsoft 365 que incluya SharePoint Online. Puedes elegir entre dos planes de SharePoint Online: Plan 1 o Plan 2. El Plan 1 te ofrece las características básicas de SharePoint Online, como almacenamiento y uso compartido de archivos e intranet y sitios de grupo. El Plan 2 te ofrece las características avanzadas de SharePoint Online, como automatización de procesos de negocio e inteligencia empresarial.

Además, necesitas tener una licencia adicional para SharePoint Premium por cada usuario que vaya a utilizar las características avanzadas de gestión y experiencias de contenido impulsadas por la IA. Puedes comprar las licencias por separado o como parte del paquete Microsoft 365 E5.

SharePoint Premium incluirá dos modelos de licencias: servicios de procesamiento de contenido de pago por uso y servicios de licencia por usuario que podremos agregar a los planes de Microsoft 365. SharePoint Premium estará disponible en disponiblidad general en la primera mitad de 2024, pero podremos probar algunos de los servicios disponibles bajo la marca Syntex o SharePoint Advanced Management.

Conclusión

El contenido es el motor de toda organización. Es cómo los grandes equipos colaboran para crear mejores productos y servicios que satisfagan a los clientes. Es cómo los líderes impulsan la transformación de procesos para aumentar la agilidad y reducir los costes. Y cómo las organizaciones aprovechan su conocimiento para tomar mejores decisiones y ayudar a los empleados a crecer.

Por eso, se está creando más contenido que nunca: dos mil millones de documentos diarios en Microsoft 365. Por lo tanto, es necesario organizarlo y gestionarlo con procesos robustos, seguridad y cumplimiento. A medida que las oportunidades con la IA y Copilot hacen que el contenido sea aún más valioso para el crecimiento de tu organización y de tus empleados, esto significa que una solución integral e innovadora de gestión de contenido es más valiosa que nunca.

SharePoint es la plataforma de gestión de contenido en la nube más grande y flexible del mundo. Potencia todo Microsoft 365: OneDrive, Teams, Syntex, Viva, Loop, Stream y ahora Microsoft 365 Copilot. El contenido de SharePoint será una fuente principal para tus experiencias en Copilot.